Personvernerklæring
Personvernerklæring
Denne personvernerklæringen er informasjon om hvordan Hudpleieakademiet håndterer personopplysninger fra interessenter, søkere, studenter og tidligere studenter.
Hudpleieakademiet oppretter filer på bakgrunn av informasjonen som innhentes, dette for å kunne tilby de rette tjenestene/tilbudene og yte god service, opplysning og oppfølging.
Dokumentene baseres kun på den informasjon interessenter og studenter frivillig gir via skolens skjemaer. Hvis man velger å ikke opplyse om personopplysninger som skolen trenger, kan skolen bli forhindret i å besvare henvendelser eller gi tilganger til tilbud og tjenester.
Hudpleieakademiet henter ikke inn informasjon fra tredjeparter.
Personopplysninger i skolen er opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til en bestemt enkeltperson når man er blitt tatt opp som student.
Slike opplysninger behandles i mange sammenhenger i løpet av studietiden. De behandles for eksempel når elevenes kompetanse måles og vurderinger gis, opplæringen, fravær, brudd på ordensreglement og lærevansker dokumenteres og ved oppmelding til eksamener.
Skolen må for eksempel vite mer om elevene for å kunne gi dem et individuelt tilpasset opplæringstilbud. Flere opplysninger om studentene må skrives ned, og tas vare på, for at skolen skal kunne dokumentere at den har oppfylt sine plikter etter opplæringsloven.
Hudpleieakademiets behandling av personopplysninger innebærer at den forvalter mye informasjon om hver enkelt student. Skolen har rutiner for å gjøre at personvernet til den enkelte ikke utsettes for krenkelser.
Rektor er skolens behandlingsansvarlige. Noen av behandlingsansvarliges oppgaver er delegert til administrasjonssekretær og lærere ved skolen.
Personopplysninger som behandles og formålet med informasjonen som innhentes
Innhentingen av informasjon er ulik for interessenter, søkere, studenter og klienter.
Fra interessenter:
Utfylling av kontaktskjema med navn, telefon og e-post.
Formålet er for å kunne bistå med den informasjonen som ønskes fra interessenten.
Utfylling av påmeldingsskjema med navn, telefon og e-post til informasjonsdager for studietilbud og kurs.
Formålet er for å kunne registrere påmeldte og oppfølging av deltagere.
Fra søkere:
Utfylling av søknadsskjema.
Personopplysninger som innhentes er:
- Fornavn
- Etternavn
- Fødsels/personnummer
- Adresseopplysninger
- Telefon
- E-post
- Tidligere utdannelse
- Andre relevante opplysninger for studieplass
- Kjønn
Formålet med innhenting av personopplysninger er til bruk for studieadministrative formål.
Herunder for å tilby studieplass, opprette kundeforhold, oppmelding til eksamener og produksjon av vitnemål og diplom.
Fra studenter:
Utfylling av skjemaer første skoledag.
Disse opplysningene registreres i våre systemer.
Personopplysninger som innhentes er:
- Kontaktinformasjon og adresse i studietiden
- Nærmeste pårørende og deres kontaktinformasjon
- Eventuelt nedbetalingsavtale
- Helseskjema
- Samtykkeskjema for oppmelding til eksamen
- Samtykkeskjema for bruk av bilder/film fra studietiden til sosiale medier
- Samtykkeskjema for bruk av opplysninger fra studietiden til senere jobbreferanser
Formålet med innhenting av personopplysninger er til bruk for studieadministrative formål i løpet av studietiden og etter endt studie.
Fra kursdeltagere:
Utfylling av påmeldingsskjema.
Personopplysninger som innhentes er:
- Fornavn
- Etternavn
- Telefon
- E-post
- Nærmeste leder
Formålet med innhenting av personopplysninger er til bruk for studieadministrative formål.
Herunder for å tilby kursplass, opprette kundeforhold, gi tilgang til e-læringssystemer og produsere diplom.
Klientbehandlinger:
Gjelder for kunder som benytter seg av Hudpleieakademiets tilbud om elevbehandlinger.
Utfylling av kartotekkort med navn, fødselsdato og kontaktinformasjon, samt opplysninger som er gitt fra klienten som kan være av betydning for behandlingen som er bestilt.
Opplysningene blir innhentet i form av samtale, undersøkelser og observasjoner av studentene. Opplysningene kan bli lest og samlet inn av andre studenter eller lærere som en del av opplæringen.
Formålet er for å kunne utføre riktig behandling og som en del av opplæringen av studentene.
Opplysningene på våre kartotekkort utleveres aldri til tredjepart eller andre uten samtykke og alle opplysninger makuleres etter endt skoleår.
Hudpleieakademiet bruker bookingsystemet CBIT for kunderegistrering og bestilling av klientbehandlinger.
CBIT har personvernpolitikk som dekker deres bruk av de personopplysningene som blir innhentet i forbindelse med bruk av CBIT A/S systemet.
Se link for mer informasjon.
http://www.cbit.dk/no/fortrolighed/
Formålet med bruk av CBITsystemet er for å kunne gi tilgang til våre tjenester og produkter på våre elevbehandlinger.
Personopplysninger som deles med tredjepart
Som hovedregel deler ikke Hudpleieakademiet personopplysninger uten samtykke.
Hudpleieakademiet vil kunne utlevere eller dele data som inneholder personopplysninger til andre samarbeidspartnere for å opprettholde avtalen med studentene.
Eksempler på dette er Dermanor A/S for opprettelse av kundeforhold til studenter for kjøp av varer i studietiden, Statens Lånekasse for utdanning, Statistisk sentralbyrå, studentfotograf, og nærmeste pårørende i de tilfeller der det anses som nødvendig.
Listen er ikke uttømmende.
Personopplysninger som arkiveres
Alle personopplysninger om studenter vil være lagret på en sikker server med passordbeskyttede filer. Utfylte samtykkeskjemaer og kontrakter vil oppbevares i låsbart arkivskap i løpet av studietiden.
Hudpleieakademiet har eget arkivrom for fysiske arkiver som ikke er i daglig bruk. Studentmapper fra tidligere skoleår arkiveres her og personopplysninger oppbevares i låsbare skap hvor informasjonen kun er tilgjengelig for behandlingsansvarlig.
Behandlingsansvarlig kan delegere og åpne for administrasjon og lærere ved behov.
Studentmapper arkiveres i 25 år.
Webanalyse
Som en viktig del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, analyseres brukermønsteret til de som besøker nettstedet www.hudpleieakademiet.no.
For å analysere informasjonen brukes analyseverktøyet Google Analytics.
Hvordan slettes opplysningene?
Opplysninger knyttet til opptaket og vedrørende personer som har søkt om opptak, men ikke har blitt tatt opp ved skolen, skal slettes når det ikke er behov for å inneha denne opplysningen for senere oppfølging.
Opplysninger om studentens navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon, semesterkarakterer, eksamensresultater og studenthistorikk kan ikke slettes.
Med studenthistorikk menes her opplysninger om deltagelse i løpet av studietiden, kursdeltagelser, innleveringer og annen relevant informasjon.
Informasjon kan slettes eller endres på oppfordring ved å kontakte vår administrasjon.
Kontaktinformasjon
Hudpleieakademiet AS
Fredensborgveien 26 B
0177 Oslo
Telefon: 22992980
Kontakt: kontakt@hudpleieakademiet.no
Administrasjon: resepsjon@hudpleieakademiet.no
Daglig leder/rektor: Veronika Skagen Olsen, veronika.skagen.olsen@hudpleieakademiet.no
Revidert 14.09.2020
